Manejar adecuadamente la información en una empresa es vital. Con una centralita virtual es posible crear una red propia de comunicaciones, de forma personalizada y cubrir las necesidades de la compañía con el mínimo coste
15 feb 2019 . Actualizado a las 11:21 h.
La comunicación es uno de los factores más importantes al desarrollar la infraestructura de una empresa en crecimiento. Hay que mantener canales para que fluya la información entre departamentos, gerentes, personal y clientes.
Hasta hace unos años, estos canales se establecían de manera física a través de intercomunicadores, centrales, líneas telefónicas y faxes. Cada línea conectada a un dispositivo y, este, al resto a través de una telaraña de cables. Todo esto ha ido cambiando con la llegada de Internet y sus nuevos modelos de comunicación. La mejora más reciente es el protocolo de voz sobre protocolo de Internet o VoIP.
La centralita virtual abre mejores canales de comunicación
Manejar adecuadamente la información en una empresa es vital. Recibir los pedidos de los clientes, hacerle seguimiento, elaborar el pedido, mantener contacto con proveedores y clientes, intercambiar información entre gerencias... y todo esto debe hacerse todo el día, todos los días.
Con el uso de la centralita virtual se puede tener una infinidad de servicios que se adaptan al tamaño y a la dinámica de la empresa con una variedad de opciones que ayudan, no solo a la instalación rápida y sin mayores contratiempos, también existe la posibilidad de ir mejorando y personalizando la configuración de los equipos a medida que la empresa empieza a crecer.
La centralita virtual basa su trabajo en protocolo de voz sobre Internet, Voice on Internet Protocol o simplemente VoIP. Este protocolo utiliza la banda ancha del servicio de datos de Internet, tanto para la comunicación entre dispositivos digitales como la integración de dispositivos analógicos para así darle uso a cualquier equipo instalado e indispensable para la empresa.
Contratar una centralita virtual ofrece los siguientes beneficios:
- Se ahorra en la inversión de nuevo hardware para la instalación de una centralita física. Todos los elementos que la forman como la central, el FBX, los servidores o el fax se encuentran en las instalaciones de la empresa que ofrece el servicio.
- Solo se invierte en el Software, el Router inalámbrico, los teléfonos fijos y el servicio de la centralita virtual.
- Planes integrados de llamadas e Internet. Con servicios adicionales como chats, videoconferencias, mensajería instantánea, fax integrado y correo electrónico.
- Número de cabecera, nuevo o manteniendo un número anterior.
- Desvío de llamadas a cada departamento con la creación ilimitada de extensiones.
- Desvío de llamadas a teléfonos fijos o móviles.
- Consumo reducido de ancho de banda gracias al protocolo VoIP.
- Ahorro sustancial en la instalación de equipos y cableado a corto plazo.
- Ahorro en el servicio técnico y mantenimiento para los equipos a largo plazo.
- Ahorro de espacio físico en las oficinas y en los costes de electricidad.
Todos los elementos anteriores son solo los beneficios en el momento de elegir instalar una centralita virtual en una empresa. Muchos otros beneficios se pueden apreciar a medida que se pone en uso.
Ventajas económicas
La centralita virtual permite a la empresa crear su propia red de comunicaciones de forma personalizada, sólida y cubrir sus necesidades a un coste mínimo, principalmente por la reducción de equipos físicos y la reducción de costes relacionados con mantenimiento y servicio técnico. Adicionalmente, los servicios de VoIP integran funciones, aplicaciones y servicios de comunicación que de otra manera serían muy caros para la empresa.
El desarrollo de aplicaciones empresariales ofrece acceso a servicios de redirección de llamadas, conferencias virtuales, vídeo chats, mensajería automática y acceso a terminales remotos, entre otros servicios. Todo este beneficio adicional enfocado a mejorar y facilitar el flujo de información ofrece a los ojos de los clientes una imagen de calidad, organización, proactividad y sinergia que favorece mucho a mejorar la opinión de los clientes y a recomendarlos a sus amigos y conocidos.
Favorece el teletrabajo y la integración
La centralita virtual no solo favorece las comunicaciones internas del personal y los clientes de la empresa. También permite el acceso del personal a estos servicios aun fuera del espacio físico de la oficina, pudiendo establecer las comunicaciones necesarias de casa o sencillamente desde el lugar del desarrollo de un proyecto o durante el traslado de un lugar a otro.
La integración se refiere a la capacidad de usar cualquier plataforma ya instalada en la empresa y añadirla a la red que se está instalando a través de la centralita virtual. A su vez, toda la plataforma puede ir adaptándose a las necesidades de la empresa, creciendo en cantidad y calidad en la medida de las necesidades, dando mayor celeridad a los procesos y confianza a los clientes.
Esta evolución natural hacia sistemas basados en la nube y protocolos de Internet ofrece una amplia gama de ventajas y beneficios en la red de comunicación de la empresa con sus trabajadores y clientes. No solo se habla de una reducción significativa de costes, sino de un gran impulso a la dinámica de la empresa, una mejora sustancial de su imagen y una manera realmente práctica de optimizar sus canales de información.
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