La compañía asturiana ha diseñado una aplicación, homologada por la Agencia Tributaria, que permite gestionar digitalmente tickets y facturas
22 dic 2020 . Actualizado a las 05:00 h.Cualquier empresa, independientemente del tamaño y el sector, tiene que gestionar las notas de gasto vinculadas a la actividad profesional de sus empleados. Una tarea que requiere de una gran cantidad de tiempo, pero que es necesaria. Para facilitar esta gestión, Okticket ha diseñado una aplicación homologada por la Agencia Tributaria que permite gestionar digitalmente y de manera ágil e instantánea tickets y facturas.
A partir de una fotografía realizada desde la aplicación, la propia app extrae mediante su motor de reconocimiento (uno de sus elementos diferenciales con respecto a otras soluciones), la información clave de los gastos derivados de la actividad profesional del usuario. Dicho motor de reconocimiento captura automáticamente campos como el importe del gasto, la fecha, el CIF, razón social y número de ticket o factura.
Asimismo, la aplicación permite al usuario seleccionar, entre otras variables, el tipo de gasto o el método de pago que ha utilizado; también vincularlo a una hoja de gastos para después gestionar esa información acorde a la política de aprobación de gasto de la empresa. «Los tickets y facturas registrados con la app de Okticket llevan una firma digital homologada por la Agencia Tributaria, de modo que el usuario no debe preocuparse por conservar los originales en papel», explica Iván Rodríguez, socio-fundador de la compañía asturiana.
En apenas tres años, desde su creación en 2017, Okticket ha ido captando cuota de mercado frente a empresas consolidadas, y actualmente la plataforma cuenta con más de 50.000 usuarios en un total de 2.500 empresas.
Gran parte de su buena acogida en el mercado se debe a ese motor de reconocimiento y al diseño de la herramienta: «Damos mucha importancia a la experiencia de usuario. Queremos que la persona pueda realmente sacar una foto con la cámara de la app y deshacerse ya del ticket en papel. Por eso, Okticket ha puesto el foco en la eficacia y velocidad de extracción de los datos», relata el socio fundador de la compañía asturiana. «Por otro lado, en el contexto actual donde toda precaución es poca, la tecnología de Okticket actúa como factor higiénico para los empleados en movilidad, al digitalizar desde el principio el proceso de gestión de gastos, evitando visitas presenciales innecesarias a la oficina o el trasiego de tickets y facturas en papel».
«Nuestro producto es transversal, ya que es una solución que sirve para autónomos, así como para pymes y grandes empresas», explica Iván Rodríguez. Los autónomos y micropymes que cuenten con menos de 5 usuarios susceptibles de tener que registrar notas de gasto, pueden usar la versión gratuita de la herramienta. «En ese sentido» -añade-, «nos sentimos orgullosos de colaborar con la transformación digital de un sector que conforma buena parte del tejido empresarial en España». Para empresas que tengan más empleados que pasen gastos y con una necesidad funcional más compleja, Okticket cuenta con una versión corporate con un modelo de negocio basado en previo pago por uso.
Además de tener valor como herramienta digital en sí misma, Okticket basa una parte importante de su estrategia de crecimiento en la integración bidireccional con distintos software de gestión empresarial (integración con ERPs mediante conectores homologados con los principales fabricantes, módulos de contabilidad, desarrollos propios, sistemas de business intelligence e incluso medios de pago). Actualmente, la compañía ha sacado al mercado un módulo que permite cotejar de forma automática los movimientos de la tarjeta con los tickets subidos a la app. Okticket está conectada con más de 100 entidades bancarias.
El siguiente paso es la internacionalización: «Trabajamos en España y hemos empezado a abrir mercado en Portugal. Los siguientes mercados que abordaremos serán los de Francia y Reino Unido», comenta el CEO de la compañía.
Los orígenes
Okticket nace en Asturias en octubre de 2017 para dar solución a uno de los problemas de los trabajadores y, por ende, de las empresas: presentar gastos y gestionarlos. «Llevo más de veinte años en el mundo del software y de las ventas. Sufrí en primera persona lo que supone entregar los gastos de viaje en la oficina y, por supuesto, la labor tediosa del contabilizarlos. Entendía que el proceso de registro y gestión de gastos debía poder hacerse de forma diferente, más ágil y sencilla. Así que decidí lanzarme y montar Okticket. Me rodee de socios clave y salimos rápidamente al mercado con un producto mínimo viable. A partir de ahí fuimos creciendo, alcanzando un equilibrio económico en 2019 y cerrando este año en positivo, a pesar de la pandemia», asegura Rodríguez.
Apoyos del IDEPA
El apoyo inversor por parte de la Sociedad Regional de Promoción (SRP), sumado al del Instituto de Desarrollo Económico del Principado de Asturias (IDEPA) en proyectos I+D, ha sido uno de los factores clave para alcanzar los hitos conseguidos por la compañía.
Para la empresa esta ayuda supone un impulso a los retos de crecimiento que tiene por delante. En palabras de Iván Rodríguez, CEO de Okticket «somos una empresa joven que apuesta por las personas, la innovación y la calidad. Nuestro mayor orgullo será poder corresponder a este impulso con los resultados previstos».
Asimismo, es importante destacar que Okticket ganó la edición asturiana del evento Venture on The Road co-organizado por el Centro de Empresas Europeo Innovación (CEEI) en 2018, siendo finalistas de los premios CEEI al mejor proyecto empresarial de base tecnológica el mismo año.